Att sitta i styrelsen

Vad innebär det egentligen att sitta i styrelsen för samfälligheten?

Enligt våra stadgar är samfällighetens uppgift att förvalta de gemensamhetsanläggningar vi har i området. Styrelsens ansvar är att sköta den förvaltningen, och det innebär att när du sitter med i styrelsen får du vara med och påverka hur vårt område sköts. Eftersom vi har hand om hela förvaltningen själva får du också bra inblick i hur en samfällighet fungerar och vad pengarna vi får in från samfällighetsavgifterna används till, vilka avtal vi tecknar och vilka leverantörer vi anlitar.

En ersättning utgår till styrelsen för det jobb som läggs ned under verksamhetsåret. Hur arvodet fördelas är upp till styrelsen att besluta. Just nu ligger det totala arvodesbeloppet på 2 basbelopp (85600 kr för 2011).

Varje styrelse konstituerar sig själv, dvs väljer vilka roller man ska ha sinsemellan. En ordförande finns alltid, och i vårt fall även kassör och sekreterare. Vi har också haft en avtalsansvarig och en förvaltningsansvarig. Vad dom här rollerna innebär lite mer i detalj kan du läsa om här under.

Ordförande
Ordföranden i samfälligheten leder styrelsens arbete. Han eller hon kallar till och leder möten, håller i dagordning och fördelar arbetsuppgifterna i styrelsen. Ordföranden är oftast också kontaktperson för leverantörer till samfälligheten.
Tack vare att ordföranden är ansvarig för styrelsens mailadress, styrelsen snabelA skalbytradgardsstad.se är han eller hon vanligtvis den första som någon som kontaktar styrelsen eller samfälligheten kommer i kontakt med, oavsett storlek på fråga. Inför stämman ansvarar ordföranden för att ta fram dagordning, se till att det kallelse skickas ut i tid, att alla motioner behandlats och att verksamhetsberättelse tagits fram för det gångna årets verksamhet.

Kassör
Kassörens uppgift i styrelsen är att sköta föreningens ekonomi och bokföring, skicka ut fakturor till medlemmarna och se till att dessa betalas i tid. Kassören ansvarar också för att tillsammans med ordföranden ta fram underlag för det budgetförslag som styrelsen lägger till varje årsstämma.

Sekreterare
Sekreterarens huvuduppgift är att föra protokoll vid styrelsemöten, se till att protokollen justeras (kontrolleras) och att dessa skickas till den som ansvarar för att material publiceras på hemsidan.

Förvaltningsansvarig
I rollen som förvaltningsansvarig ingår följande uppgifter:

  • Ansvara för att förvaltningsplan hålls aktuell, samt att den genomförs.
  • Ansvara för kontroll av gemensamma utrymmen inom områden och dess inventarier
  • Ansvara för en del an inköp till samfälligheten
  • Planera och sköta arrangemanget kring områdets vår- och höststädning
  • Delta i styrelsens övriga arbete

Avtalsansvarig
I rollen som avtalsansvarig ingår följande arbetsuppgifter:

  • Delta på styrelsemöten och andra av styrelsen ordnade aktiviteter
  • Ansvara för befintliga avtal
  • Bevaka befintliga avtal och deras löptid
  • Ta fram underlag för upphandlingar
  • Förhandla nya avtal och bevaka möjliga besparingspunkter för samfälligheten
  • Vara back-up till kassören